Dijital dönüşüm, bir şirketin veya bir toplumun, dijital teknolojilerin kullanımının artması sonucu ortaya çıkan değişim ve dönüşüm sürecidir. Dijital dönüşüm, iş modellerini, ürün ve hizmetleri, müşteri deneyimlerini ve iş süreçlerini değiştirerek, verimliliği, esneklik ve rekabetçilik artırmayı amaçlar. Bu süreç, ticaret, finans, eğitim, sağlık gibi farklı sektörleri etkileyebilir ve dijital teknolojilerin öncelikli olarak kullanılmasını zorunlu kılabilir.
Verimlilik artışı: Dijital dönüşüm, iş süreçlerinin otomatikleştirilmesi ve manuel işlemlerin azaltılmasıyla verimlilik artışı sağlar.
Zaman tasarrufu: Dijital teknolojiler, iş süreçlerinin hızlandırmasına ve işlemlerin daha hızlı tamamlanmasına yardımcı olur.
Maliyet azaltma: Dijital teknolojiler, manuel işlemlere dayalı iş süreçlerinin yerine getirilmesi ile birlikte maliyetlerin azaltılmasına yardımcı olabilir.
Analitik ve raporlama: Dijital teknolojiler, verilerin toplanması, analizi ve raporlanması için güçlü araçlar sunar, bu da şirketlere pazar trendlerini ve müşteri davranışlarını daha iyi anlamalarına yardımcı olabilir.
Mobil erişim: Dijital teknolojiler, şirket çalışanlarının dünya çapında işlem yapmasına ve işlerine erişmesine olanak tanır.
Müşteri deneyimi: Dijital teknolojiler, müşterilerin işlemlerini kolaylaştırır ve müşteri memnuniyetini artırır.
Rekabet avantajı: Dijital dönüşüme geçen şirketler, rakiplerine göre daha verimli, hızlı ve müşteri dostu hale gelebilir ve bu da rekabet avantajı sağlar.
Dijital dönüşüm sürecinde yasal zorunluluk ve mevzuatlar farklı ülkeler ve sektörlere göre değişebilir, ancak genel olarak aşağıdaki yasal zorunluluklar ve mevzuatlar söz konusu olabilir:
Veri koruma yasaları: Kişisel verilerin güvenliği ve gizliliği için yapılan yasal düzenlemeler, dijital dönüşüm sürecinde veri işleme, saklama ve paylaşma uygulamalarını yönetmelidir.
e-Devlet hizmetleri yasaları: e-Devlet hizmetlerinin güvenliği, doğruluğu ve erişilebilirliği için yapılan yasal düzenlemeler, dijital dönüşüm sürecinde e-Devlet hizmetlerinin kullanımını yönetmelidir.
Elektronik imza yasaları: Elektronik imzaların geçerliliği, güvenliği ve kullanımı için yapılan yasal düzenlemeler, dijital dönüşüm sürecinde elektronik imza kullanımını yönetmelidir.
e-Ticaret yasaları: e-Ticaret işlemlerinin güvenliği, doğruluğu ve erişilebilirliği için yapılan yasal düzenlemeler, dijital dönüşüm sürecinde e-Ticaret uygulamalarını yönetmelidir.
Bu yasal zorunluluklar ve mevzuatlar, dijital dönüşüm sürecinde verilerin güvenliğini, doğruluğunu ve erişilebilirliğini garanti etmek için önemlidir ve dijital dönüşüm projelerinde bu yasal mevzuatların dikkate alınması gereklidir.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GIB), vergi ve diğer vergi benzeri yükümlülüklerin toplanması ve yönetilmesi için kurulan bir kurum olduğundan, dijital dönüşüm uygulamalarının güvenli, doğru ve efektif bir şekilde yürütülmesi önceliklidir.
GIB tarafından uygulanacak dijital dönüşüm usul ve esasları, vergi ve diğer vergi benzeri yükümlülüklerin toplanması, işlenmesi, saklanması ve yönetilmesi için gerekli olan güvenlik, doğruluk ve erişilebilirlik standartlarını içerebilir.
Ayrıca, GIB tarafından dijital dönüşüm uygulamaları için belirli yasal zorunluluklar ve mevzuatlar bulunabilir ve bu yasal zorunluluklar ve mevzuatlar, vergi ve diğer vergi benzeri yükümlülüklerin toplanması, işlenmesi, saklanması ve yönetilmesi için gerekli olan güvenli, doğru ve erişilebilir yapıyı garanti etmelidir.
e-Fatura, elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan bir faturadır. Bu sistem, geleneksel kağıt faturaların yerine kullanılabilir ve daha hızlı, daha verimli ve daha doğru bir fatura işleme süreci sunar. e-Fatura, Türkiye’de Kamu İhale Kanunu ve Elektronik İmzalı Elektronik Fatura Uygulama Yönetmeliği tarafından zorunlu hale getirilmiştir.
Türkiye’de, e-Fatura uygulaması tüm ticari işletmeler ve bireysel şahıslar tarafından kullanılması gereken bir sistemdir. Ayrıca, e-Fatura uygulaması, Kamu İhale Kanunu ve Elektronik İmzalı Elektronik Fatura Uygulama Yönetmeliği tarafından zorunlu hale getirildiğinden, tüm ticari işletmeler ve bireysel şahıslar, e-Fatura uygulamasını kullanma yükümlülüğüne sahiptir.
Zaman tasarrufu: e-Fatura, faturaların elektronik ortamda dakikalar içinde üretilmesi ve ödemesi için hızlı ve kolay bir yol sunar.
Verimlilik artışı: e-Fatura, faturaların düzenlenmesi, depolanması ve aranması gibi işlemleri kolaylaştırarak verimliliği artırır.
Kullanım kolaylığı: e-Fatura uygulaması, faturaların online olarak erişilmesini ve yönetilmesini kolaylaştırır.
Maliyet azaltması: e-Fatura, kağıt maliyetlerini ve yanlış fatura gönderme riskini ortadan kaldırarak maliyetleri azaltır.
Doküman güvenliği: e-Fatura, faturaların korunmasını ve güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.
e-Fatura’lar, elektronik ortamda imzalanan ve saklanan faturalardır. e-Fatura’ların yedeklenmesi ve saklanması, fatura sahibi tarafından yapılır ve aşağıdaki adımları içerebilir:
Yedekleme: e-Fatura’lar, güvenli bir sunucuda veya bulut tabanlı bir veri depolama sisteminde yedeklenmelidir. Fatura sahibinin yedekleme süreci için günlük, haftalık veya aylık periyotlar belirlemesi gerekmektedir.
Saklama: e-Fatura’lar, belirli bir süre boyunca saklanması gereken yasal zorunluluklar gereği saklanmalıdır. Bu süre genellikle 7 yıl veya daha fazladır.
Güvenlik: e-Fatura’lar, güvenli bir şifreleme ve erişim kontrolü sistemi kullanılarak korunmalıdır. Ayrıca, güvenlik duvarı ve diğer güvenlik araçları da kullanılabilir.
e-Fatura’ların yedeklenmesi ve saklanması, fatura sahibinin sorumluluğundadır ve bu işlemlerin doğru yapılması, faturaların geçerliliğinin korunması ve yasal zorunlulukların yerine getirilmesi açısından önemlidir.
Kullanıcılar IAS Dijital’e geçtikten sonra oluşturdukları dosyalar için saklama hizmeti satın almayacaktır. Fakat önceki dosyalarını saklamak isterse ücret ödeyip saklama hizmeti satın alacaklardır.
Türkiye’de, e-Defter kullanımı, 1 Ocak 2021 tarihinden itibaren bazı mükellef kategorileri için zorunlu hale gelmiştir. Zorunlu olan mükellef kategorileri şunlardır:
1. Ticaret ve sanayi işletmeleri
2. Tarım ve ormancılık işletmeleri
3. Hizmet sektöründe faaliyet gösteren işletmeler
4. Enerji ve su işletmeleri
5. Madencilik işletmeleri
6. Konaklama ve turizm işletmeleri
Bu mükellef kategorilerindeki işletmeler, belirli bir ciro seviyesinin altında kalırsa e-Defter kullanımı zorunluluğu geçerli olmayabilir. Detaylı bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesini ziyaret edebilirsiniz.
e-Arşiv, elektronik ortamda saklanan ve yönetilen faturalardır. e-Arşiv, fatura sahibinin yasal zorunluluklarını yerine getirmesi için gerekli olan fatura bilgilerini içerir ve bu bilgiler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen şekilde düzenlenmiştir. e-Arşiv, belirli bir süre boyunca saklanması gereken yasal zorunluluklar gereği saklanır ve fatura sahibinin faturaların geçerliliğini ve doğruluğunu koruyabileceği bir sistemdir. e-Arşiv sistemi, faturaların hızlı ve kolay bir şekilde saklanmasını, aranmasını ve görüntülenmesini mümkün kılar ve bu sayede işletmelerin vergi beyannamelerini hazırlaması ve yasal zorunluluklarını yerine getirmesi kolaylaşır.
e-İrsaliye, elektronik olarak imzalanan ve uyumlu olarak saklanan ticari faturalardır. Bu faturalar, standart bir kağıt fatura gibi düzenlenir, ancak elektronik olarak iletilebilir ve saklanabilir. e-İrsaliye, vergi ve muhasebe işlemlerinde daha hızlı ve daha etkili bir şekilde işlem yapmanıza yardımcı olabilir.
E-İrsaliye, Türkiye’de işletmeler tarafından düzenlenmelidir. Ticari amaçlarla mal veya hizmet satışı yapan işletmeler, müşterilerine e-İrsaliye gönderme zorunluluğu bulunmaktadır. Ayrıca, e-İrsaliye yasaları, e-İrsaliye kullanımını zorunlu kılan belirli sektörleri belirler. İşletmeler, e-İrsaliye kullanmayı ve uygun bir şekilde saklamayı yasal yükümlülükleri kapsamında yerine getirmelidir.
e-Müstahsil, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan bir elektronik fatura sistemidir. e-Müstahsil, fatura sahibinin faturalarını elektronik ortamda toplamasını, yönetmesini ve saklamasını sağlar. Bu sayede, fatura sahibi, yasal zorunluluklar gereği saklanması gereken faturaları güvenli bir şekilde saklayabilir ve vergi beyannamelerini daha kolay hazırlayabilir. e-Müstahsil ayrıca, fatura sahibinin faturalarını daha hızlı ve kolay aramasını, görüntülemesini ve inceleyebilmesini mümkün kılar. e-Müstahsil sistemi, fatura sahibinin işletmesine verimlilik ve etkililik kazandırmasına yardımcı olur ve bu sayede işletmelerin vergi beyannamelerini hazırlaması ve yasal zorunluluklarını yerine getirmesi daha kolay hale gelir.